Politica de confidentialitate

1. Dispozitii generale. Cine va prelucreaza datele

„BOICIUC ELISABETA-MARIA – Cabinet de Avocat”, este un cabinet individual de avocatura, cu sediul profesional in Romania, Bucuresti, sector 3, Bld. Camil Ressu nr. 29, bl. N2, sc. 5, et. 4, ap. 203, cam. 1, functionand in temeiul Deciziei Baroului Bucuresti nr. 500/1-30.01.06, si Deciziei Baroului Bucuresti nr. 2461/12.11.2019, avand CIF 41925136, reprezentat de d-na. Elisabeta-Maria Boiciuc, in calitate de Avocat Titular, denumita in continuare “Cabinetul”.

Protectia confidentialitatii cu privire la colectarea, prelucrarea si utilizarea datelor dvs. cu caracter personal reprezinta o preocupare importanta pentru Cabinet, care va prelucreaza datele prin intermediul Avocatului Titular si/sau a avocatilor colaboratori ai Cabinetului, si, ca atare, dorim sa asiguram cele mai inalte standarde de confidentialitate si transparenta cu privire la datele cu caracter personal pe care le prelucram in activitatea noastra curenta. Astfel, prelucrarea datelor cu caracter personal este realizata in conformitate cu Regulamentul General privind Protectia Datelor nr. 679/2016 (GDPR), in vigoare din 15 Mai 2018, si legislatia in vigoare in Romania privind protectia datelor cu caracter personal.

Aceasta Politica de confidentialitate se aplica clientilor, potentialilor clienti, consultanti (inclusiv ai clientilor), avocatilor colaboratori si a persoanelor care interactioneaza cu noi in desfasurarea activitatilor noastre profesionale.

1. Definitii

Datele cu caracter personal – orice informatie privind o persoana fizica identificata sau identificabila; o persoana fizica identificabila este una care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un identificator cum ar fi un nume, un numar de identificare, date despre locatie, un identificator online sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale

Persoana vizata – persoana fizice ale caror date personale sunt prelucrate

Operatorul de date – persoana fizica sau juridica care decide de ce (in ce scop) si cum (prin ce mijloace) sunt prelucrate datele cu caracter personal. In relatia cu dumneavoastră̆, noi suntem operatorul, iar dumneavoastra sunteti persoana vizata.

Consimtamant – orice manifestare de vointa libera, specifica, informata si lipsita de ambiguitate a utilizatorului prin care acesta accepta, printr-o declaratie sau printr-o actiune fara echivoc, ca datele cu caracter personal care il privesc să fie prelucrate

Prelucrare – orice operatiune sau set de operatiuni care se efectueaza asupra datelor cu caracter personal sau seturi de date cu caracter personal, incluzand, fara a se limita la colectarea, inregistrarea, pastrarea, modificarea, utilizarea, dezvaluirea, accesul, transferul sau distrugerea

Incalcarea datelor cu caracter personal – inseamna o incalcare a securitatii care duce la distrugerea, pierderea, modificarea, dezvaluirea neautorizata sau accesarea la datele personale transmise, stocate sau prelucrate in alt mod

Autoritatea pentru Protectia Datelor – Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal sau, dupa caz, Autoritatea Europeana pentru Protectia Datelor

III. Principiile prelucrarii datelor cu caracter personal

Ne angajam sa avem in vedere urmatoarele principii de protectie si prelucrare a datelor cu caracter personal:

• Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizeaza in mod legal, echitabil si transparent;
• Colectarea datelor cu caracter personal se face in scopuri determinate, explicite si legitime, acestea nefiind prelucrate ulterior intr-un mod incompatibil cu aceste scopuri;
• Datele cu caracter personal sunt adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar in raport cu scopurile in care sunt prelucrate;
• Datele cu caracter personal sunt riguros exacte si se actualizeaza in cazul in care este necesar;
• Datele cu caracter personal sunt pastrate intr-o forma care permite identificarea numai pentru perioada necesara indeplinirii scopurilor in care sunt prelucrate datele;
• Prelucrarea se realizeaza intr-un mod care asigura securitatea adecvata a datelor cu caracter personal, inclusiv protectia impotriva prelucrarii neautorizate sau ilegale si impotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorarii accidentale, prin luarea de masuri tehnice sau organizatorice corespunzatoare.

1. Tipuri de date cu caracter personal prelucrate. Scopul prelucrarii. Temeiul legal al prelucrarii

Urmatoarele tipuri de date cu caracter personal pot fi prelucrate de catre noi:

• Informatii de contact precum: nume, prenume, adresa postala, inclusiv domiciliul sau sediul profesional (tara, oras, judet), numar de telefon, numar de fax, adresa de e-mail
• Informatii personale precum: nationalitate, sex, data nasterii;
• Informatii aditionale prelucrate in contextul incheierii unor contracte de asistenta juridica cu Cabinetul sau comunicate voluntar de catre dvs., precum: instructiuni primite, plati efectuate, informatii referitoare la orice probleme juridice, inclusiv tranzactii, dispute si/sau litigii in care sunteti sau puteti fi implicat in orice calitate), precum si informatii economice sau financiare (nr. card de credit sau debit, IBAN, daca este cazul);
• In cazul acordarii serviciilor de asistenta juridica putem colecta si prelucra date personale cu caracter special, precum: date privind apartenenta la un sindicat.

Datele cu caracter personal enumerate mai sus sunt colectate si prelucrate in scopuri care pot include:

• Oferirea de servicii de asistenta si consultanta juridica, reprezentare in fata autoritatilor competente publice si / sau private;
• Comunicarea cu dvs. pentru informarea in mod constant si adecvat cu privire la evolutia / statusul serviciilor cerute;
• Administrarea si gestionarea relatiei profesionale si contractuale cu clientii nostri;
• Respectarea si conformarea cu obligatiile noastre legale (precum cele de raportare catre autoritatile fiscale sau cele aferente combaterii spalarii banilor si finantarii terorismului), inclusiv cu cele stabilite de lege in sarcina avocatilor, inclusiv pastrarea evidentelor / inregistrarilor profesionale;
• Pentru exercitarea si / sau apararea drepturilor si intereselor noastre;
• In orice alt scop auxiliar celor de mai sus, sau in orice alt scop pentru care ne-au fost furnizate datele cu caracter personal, cu respectarea legislatiei in materie.

In situatiile in care vom folosi datele dvs. in alte scopuri decat cele amintite in prezenta Politica de confidentialitate, ne obligam sa obtinem consimtamantul dvs., cu exceptia cazului in care ne incumba o obligatie legala sau avem un alt temei juridic pentru procesarea datelor.

Orice prelucrare a datelor dvs. in scopurile mentionate anterior are la baza unul dintre urmatoarele temeiuri conform art. 6 GDPR:

• Incheierea sau executarea unui contract la care dvs. sunteti parte;
• Indeplinirea unor obligatii prevazute de dispozitiile legale in sarcina Cabinetului;
• Prelucrarea este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de Cabinet;
• Prelucrarea este necesara in scopul protectiei interesului dvs. legitim sau al altor persoane;
• Prelucrarea este necasara in scopul protectiei interesului legitim al Cabinetului sau al unei terte parti (spre exemplu atunci cand prelucrarea este necesara pentru executarea unui contract in care organizatia dvs. este parte), cu exceptia cazului in care interesele sau drepturile si libertatile dvs. fundamentale prevaleaza asupra acestor interese;
• Persoana vizata si-a dat consimtamantul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice, inclusiv referitor la categoriile speciale de date cu caracter personal, cand prelucrarea se va efectua daca, pe langa un temei legal general pentru prelucrarea datelor, s-a obtinut consimtamantul dvs. sau Cabinetul are o obligatie legala de a prelucra aceste categorii de date.

(*) Atunci cand temeiurile legale aplicabile necesita acordul dumneavoastra prealabil si explicit pentru prelucrarea unor categorii speciale de date cu caracter personal, vom prelucra datele respective numai pe baza consimtamantului dumneavoastra prealabil si explicit.

1. Modalitate colectare date cu caracter personal

Datele dvs. cu caracter personal sunt colectate fie in mod direct, de la dvs., fie, dupa caz, dintr-o sursa terta precum: alte societati sau persoane cu care aveti legaturi, agentii guvernamentale, birouri de credit furnizori de informatii sau servicii sau din registrele / arhivele publice.

1. Stocare date cu caracter personal. Perioada stocare date cu caracter personal

Ne asumam si luam in serios responsabilitatea noastra de protectie a datelor personale pe care ni le incredintati. Astfel, pentru a evita pierderea, utilizarea necorespunzatoare sau accesul neautorizat, utilizam o varietate de tehnologii de securitate si proceduri organizationale pentru a ajuta la protejarea datelor personale. Datele sunt protejate cu grija impotriva pierderii, distrugerii, falsificarii, manipularii si accesului sau dezvaluirii neautorizate. Avocatii colaboratori si partenerii Cabinetului sunt obligati sa pastreze confidentialitatea datelor cu caracter personal si sunt instruiti cu privire la modul de prelucrare a datelor. Securitatea sistemelor informatice utilizate este monitorizata in mod regulat.

Ca principiu, datele dvs. cu caracter personal vor fi pastrate strict pentru timpul necesar realizarii scopurilor prelucrarii mentionate mai sus sau pana cand va retrageti consimtamantul (in cazurile in care este aplicabila) si in masura in care nu mai exista obligatia legala de a continua operatiunea de stocare a datelor personale si nu mai exista motive legitime si convingatoare care sa justifice prelucrarea ulterioara de catre Cabinet (inclusiv obligatia legala a Cabinetului de a continua stocarea datelor in cauza) si care prevaleaza asupra intereseleor, drepturilor si libertatilor dvs. Astfel, datele cu caracter personal vor fi stocate doar atata timp cat este necesar, pe durata relatiei dvs. stabilita cu Cabinetul si ulterior pentru perioadele de pastrare impuse de legea aplicabila.

La expirarea perioadei de pastrare sau la exercitarea unuia dintre drepturile dvs., in conformitate cu legea, vom elimina / sterge datele dvs. cu caracter personal din sistemele si inregistrarile noastre si / sau vom lua masuri pentru anonimizarea acestora, astfel incat sa nu mai puteti fi identificat pe baza acestora.

VII. Transferul datelor cu caracter personal

Pentru indeplinirea scopurilor de prelucrare, respectiv pentru realizarea optima a serviciilor de asistenta si consultanta juridica, putem comunica datele dvs. cu caracter personal catre:

• colaboratori, inclusiv avocati colaboratori, parteneri consultanti sau experti, contabili, auditori sau alti consilieri externi, mediatori, notari publici daca transferul este necesar prin prisma obiectului serviciilor cerute de catre dvs.;
• autoritati, institutii si organismele publice centrale / locale, in cazul in care exista o solicitare legala din partea acestora sau in masura in care exista o obligatie legala din partea noastra;
• orice terta parte catre care cesionam orice drepturi sau obligatii, in conformitate cu legea.

Datele dvs.nu vor fi transferate in afara Spatiului Economic European.

In cazul in care Cabinetul transmite datele catre terti in scopul prestarii unui serviciu, acestia sunt obligati sa respecte prevederile Regulamentului General privind Protectia Datelor nr. 679/2016 (GDPR) – articolul 28 – sau alte prevederi legale privind confidentialitatea.

In general, Cabinetul nu transmite date cu caracter personal catre terti, cu exceptia cazului in care persoanele in cauza si-au exprimat consimtamantul sau exista o obligatie legala in acest sens.

VIII. Drepturile persoanelor vizate

In calitate de persoana vizata, beneficiati de o serie de drepturi specifice garantate de Regulamentul GDPR si legislatia in vigoare in Romania privind protectia datelor cu caracter personal, dupa cum urmeaza:

• Dreptul la informare – ceea ce inseamna ca aveti dreptul de a primi informatii din partea noastra cu privire la operatiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal
• Dreptul de acces – ceea ce inseamna ca aveti dreptul de a obtine confirmarea ca datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate de catre noi si, in plus, sa le accesati si sa obtineti o serie de informatii suplimentare relevante, precum si o copie a acestor date, in conditiile prevazute de art. 15 din Regulamentul GDPR
• Dreptul la rectificare – ceea ce inseamna ca aveti dreptul de a solicita rectificarea sau completarea datelor dvs. personale, care sunt inexacte sau incomplete
• Dreptul de stergere (”Dreptul de a fi uitat”) – ceea ce inseamna ca, in anumite circumstante, aveti dreptul la stergerea datelor dvs. personale fara intarzieri nejustificate, respectiv atunci cand: (i) datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate; (ii) va opuneti prelucrarii din motive legate de situatia dvs. particulara; (iii) datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal; (iv) datele cu caracter personal trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale care ne revine, cu exceptia cazului in care datele sunt necesare: a. pentru exercitarea dreptului la libera exprimare si informare, b. pentru a ne conforma unei obligatii legale pe care o avem, c. in scopuri de arhivare in interes public, stiintific sau pentru studii istorice sau in scopuri statistice, d. pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta.
• Dreptul la restrictionarea procesarii – ceea ce inseamna ca aveti dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii atunci cand: (i) contestati exactitatea datelor, pentru o perioada care ne permite sa verificam exactitatea datelor; (ii) prelucrarea este ilegala, insa va opuneti stergerii datelor cu caracter personal, solicitand in schimb restrictionarea utilizarii lor; (iii) nu mai avem nevoie de datele dvs. cu caracter personal in scopul prelucrarii, dar ni le solicitati pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta; (iv) v-ati opus prelucrarii si solicitati restrictionare pe timpul cat verificam daca primeaza interesul nostru legitim pentru prelucrare.

In acest caz, in afara stocarii, vom putea procesa datele dvs. personale in cauza numai daca: (i) avem consimtamantul dvs.; (ii) sunt necesare pentru stabilirea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta sau pentru protejarea drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice, sau; (iii) din considerente importante care vizeaza interesul public.

• Dreptul la portabilitatea datelor – ceea ce inseamna ca aveti dreptul de a obtine de la noi datele dvs. personale intr-un format structurat, in mod curent si care poate fi citit automat, precum si dreptul de a transmite datele in cauza catre alt operator
• Dreptul la opozitie – ceea ce inseamna ca, in orice moment, aveti dreptul de a va opune prelucrarii, din motive legate de situatia particulara. In acest caz, nu vom mai prelucra datele cu caracter personal, cu exceptia cazului in care demonstram ca avem motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertatilor dvs. sau ca scopul este constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta. Puteti obiecta in orice moment la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal in scop de marketing direct, oricare ar fi motivul dvs.
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, inclusiv crearea de profiluri – ceea ce inseamna ca acest drept este aplicabil in cazul in care procesul decizional individual automatizat produce efecte juridice care va privesc sau va afecteaza intr-o masura semnificativa
• Dreptul de a depune o plangere – ceea ce inseamna ca daca aveti o nemultumire cu privire la modul de prelucrare al datele dvs. cu caracter personal, va rugam sa ne contactati pentru a va putea solutiona problema folosind detaliile de contact enumerate la sectiunea X de mai jos.

Conform legislatiei in domeniul protectiei datelor personale, termenul de raspuns este de 30 de zile. In cazul in care, in functie de complexitatea cererii nu putem implementa masurile solicitate intr-un termen mai mic de o luna, aceasta perioada poate fi prelungita cu maximum 60 de zile. In aceasta situatie, veti primi o informare in termen de maximum 30 de zile de la trimiterea cererii, cu privire la motivele intarzierii.

De asemenea, aveti oricand dreptul de a inregistra o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, folosind datele de contact enumerate la sectiunea XI de mai jos.

1. Actualizarea Politicii de confidentialitate

Ne rezervam dreptul de a modifica in orice moment prezenta Politica de confidentialitate in conformitate cu legislatia aplicabila. Orice revizuiri si, implicit, varianta actualizata a Politicii de confidentialitate se va regasi in cadrul acestei pagini web, care va intra in vigoare de la data postarii, motiv pentru care va recomandam sa o revizuiti periodic.

Suplimentar, vom oferi o notificare aferenta in cadrul website-ului, pentru a va instiinta cu privire la modificarea efectuata si vom indica in partea de jos a politicii data la care s-a realizat cea mai recenta actualizare.

1. Informatiile noastre de contact

Adresa: Romania, Bucuresti, sector 3, Bld. Camil Ressu nr. 29, bl. N2, sc. 5, et. 4, ap. 203, cam. 1

Telefon: +40 760 688 873

E-mail: elisabeta.matei@legal-counsel.ro  

1. Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal

Adresa: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, cod postal 010336, Sector 1, Bucuresti, Romania

Website: http://www.dataprotection.ro/
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
Telefon: +40.318.059.211; +40.318.059.212